Firmy członkowskie Izby POLMED lub MedTech Polska nie mogą ułatwiać organizacji pobytu ani płacić za wyżywienie, podróż, zakwaterowanie i inne wydatki osób towarzyszących HCP ani żadnych innych osób, które obiektywnie nie są zawodowo zainteresowane informacjami przekazywanymi podczas wydarzenia.
W przypadku, gdy przewiduje się udział w wydarzeniu osób towarzyszących, organizator merytoryczny ustanowi oddzielną opłatę rejestracyjną dla osób towarzyszących i zamieści w materiałach konferencyjnych stosowną informację, że udział osób towarzyszących jest dodatkowo płatny i nie zostanie sfinansowany ze środków pochodzących od firm członkowskich Izby POLMED oraz MedTech Polska.
Nie jest stosowne, aby osoba towarzysząca brała udział w wydarzeniu (np. obradach i wystawie firm), chyba, że osoba taka sama kwalifikuje się jako uczestnik.
Nie jest stosowne, mając na uwadze utrzymanie wymiany naukowej, by osoba towarzysząca uczestniczyła w oferowanej podczas wydarzenia gościnności (np. obiadach i przerwach kawowych) nawet jeśli HCP płaci za jej wydatki.
Firmy członkowskie Izby POLMED lub MedTech Polska mogą wesprzeć finansowo wydarzenie, które poza sesjami naukowymi, edukacyjnymi lub szkoleniowymi oferuje dodatkowe programy/aktywności dla osób towarzyszących (np. wydarzenia turystyczne lub inne przejawy gościnności) pod warunkiem, iż takie dodatkowe programy/aktywności (w tym udział w kolacji konferencyjnej lub przyjęciu koktajlowym) podlegają osobnej opłacie, której nie może uiszczać, ułatwiać ani zwracać firma członkowska Izby POLMED lub MedTech Polska.
