Organizator wydarzenia może zapewnić uczestnikom rozsądną gościnność w kontekście wydarzenia. Wszelkie przejawy gościnności muszą być podporządkowane celom wydarzenia, zarówno w aspekcie czasu, jak i zakresu takiej gościnności.
Przejawy gościnności mogą obejmować wyłącznie zakwaterowanie oraz skromne posiłki (np. przerwy kawowe, obiadowe oraz kolacje). Podczas posiłków dopuszcza się muzykę w tle, stosowaną standardowo przez obiekt. Zabroniona jest muzyka na żywo organizowana specjalnie dla uczestników wydarzenia.
Jeśli organizator wydarzenia planuje rozrywkę (program pozamerytoryczny) w trakcie wydarzenia, muszą być spełnione łącznie wszystkie poniższe warunki:
program pozamerytoryczny (rozrywkowy) powinien być jasno wskazany i wyodrębniony w materiałach konferencyjnych (np. program, strona internetowa),
program pozamerytoryczny (rozrywkowy) nie powinien być główną atrakcją wydarzenia,
program pozamerytoryczny (rozrywkowy) nie pozostaje w konflikcie czasowym z programem merytorycznym,
przewidziana jest oddzielna opłata dla uczestników za udział w części pozamerytorycznej (rozrywkowej) – opłata nie może rażąco odbiegać od wartości rynkowej danej rozrywki,
organizator wydarzenia oświadcza i informuje w publicznie dostępnych materiałach dotyczących wydarzenia, że program pozamerytoryczny (rozrywkowy) nie zostanie sfinansowany ze środków pochodzących od firm członkowskich Izby POLMED oraz MedTech Polska.
Jeśli obiekt lub hotel zapewniony przez organizatora wydarzenia w ramach pakietu rejestracyjnego oferują udogodnienia relaksacyjne i sportowe, koszty takich udogodnień muszą być pokrywane bezpośrednio przez uczestników wydarzenia.
Zakwaterowanie oraz inne przejawy gościnności zapewnione przez organizatora wydarzenia muszą być dostosowane do czasu trwania wydarzenia.
Pakiet rejestracyjny powinien obejmować wyłącznie: udział w programie merytorycznym, oficjalne aktywności oraz rozsądną gościnność (prezenty takie jak np. tablety są niedozwolone).