Pakiet rejestracyjny / zakwaterowanie / rozrywka

  • Organizator wydarzenia może zapewnić uczestnikom rozsądną gościnność w kontekście wydarzenia. Wszelkie przejawy gościnności muszą być podporządkowane celom wydarzenia, zarówno w aspekcie czasu, jak i zakresu takiej gościnności.
  • Przejawy gościnności mogą obejmować wyłącznie zakwaterowanie oraz skromne posiłki (np. przerwy kawowe, obiadowe oraz kolacje). Podczas posiłków dopuszcza się muzykę w tle, stosowaną standardowo przez obiekt. Zabroniona jest muzyka na żywo organizowana specjalnie dla uczestników wydarzenia.
  • Jeśli organizator wydarzenia planuje rozrywkę (program pozamerytoryczny) w trakcie wydarzenia, muszą być spełnione łącznie wszystkie poniższe warunki:
    • program pozamerytoryczny (rozrywkowy) powinien być jasno wskazany i wyodrębniony w materiałach konferencyjnych (np. program, strona internetowa),
    • program pozamerytoryczny (rozrywkowy) nie powinien być główną atrakcją wydarzenia,
    • program pozamerytoryczny (rozrywkowy) nie pozostaje w konflikcie czasowym z programem merytorycznym,
    • przewidziana jest oddzielna opłata dla uczestników za udział w części pozamerytorycznej (rozrywkowej) – opłata nie może rażąco odbiegać od wartości rynkowej danej rozrywki,
    • organizator wydarzenia oświadcza i informuje w publicznie dostępnych materiałach dotyczących wydarzenia, że program pozamerytoryczny (rozrywkowy) nie zostanie sfinansowany ze środków pochodzących od firm członkowskich Izby POLMED oraz MedTech Polska.
  • Jeśli obiekt lub hotel zapewniony przez organizatora wydarzenia w ramach pakietu rejestracyjnego oferują udogodnienia relaksacyjne i sportowe, koszty takich udogodnień muszą być pokrywane bezpośrednio przez uczestników wydarzenia.
  • Zakwaterowanie oraz inne przejawy gościnności zapewnione przez organizatora wydarzenia muszą być dostosowane do czasu trwania wydarzenia.
  • Pakiet rejestracyjny powinien obejmować wyłącznie: udział w programie merytorycznym, oficjalne aktywności oraz rozsądną gościnność (prezenty takie jak np. tablety są niedozwolone).
Opublikowano: 06-02-2020
Aktualizacja: 24-02-2021